Wie Cliniserve CARE den LEAN Management Ansatz unterstützt

In Deutschland, Österreich und der Schweiz sehen sich Krankenhäuser mit einer zentralen Aufgabe konfrontiert: Sie müssen ihre Abläufe so gestalten, dass sie wirtschaftlich stabil bleiben, wachsende Anforderungen bewältigen, die Effizienz erhöhen und gleichzeitig die Behandlungsqualität auf hohem Niveau halten – all das, ohne das Personal zusätzlich zu belasten.

Vor allem in der Schweiz setzt sich in den Spitälern der Lean Hospital Ansatz durch. Doch was ist damit eigentlich gemeint?

Unter einem Lean Hospital versteht man ein Krankenhaus, das durch optimierte Prozesse eine erhöhte Behandlungsqualität für den Patienten erreicht, aber gleichzeitig auch Kosten durch weniger Verschwendung reduziert.

Ziel ist es, die Leistungen effektiv (das Richtige tun) und effizient (es richtig tun) zu erbringen, sowie sich ständig weiter zu verbessern.

Effektiv meint dabei den Patienten in den Mittelpunkt der Abläufe zu rücken und als Kunden zu verstehen.

Effizient ist alles zu eliminieren, was für den Patienten keinen Wert schafft.

Doch wie kann der LEAN Ansatz, welcher klassisch aus der Automobilbranche bekannt ist, im Krankenhaus angewendet werden?

In vielen Spitälern führen unklare Prozesse, unzählige Telefonate und lange Wartezeiten zu unnötigen Kosten und Frustration bei Mitarbeitenden. Studien zeigen, dass bis zu 30 % der Arbeitszeit von Pflegefachpersonen in Krankenhäusern durch nicht-wertschöpfende Tätigkeiten verloren geht. Das ist effektiv Zeit, die wiederum in der eigentlichen Patientenbetreuung verloren geht. Hier setzt Lean Management an – und Cliniserve CARE macht es umsetzbar.

1. Prozessanalyse & Verschwendungsidentifikation

• Methode: Im Rahmen der Einführung von Cliniserve CARE werden die Kommunikationsprozesse im Spital diskutiert, die das größte Verbesserungspotenzial aufweisen. Typische Erkennungsmuster für diese Prozesse sind viele zu führende Telefonate, Missverständnisse im Prozessablauf oder Wartezeiten.
• Ziel: Durch die digitale Abbildung von Prozessabläufen über Cliniserve bekommt der richtige Mitarbeiter zur richtigen Zeit eine entsprechende Pushmitteilung, wenn eine Aufgabe für ihn eingeht. Bei Bedarf können alle übrigen Prozessteilnehmer transparent einsehen, in welchem Prozessschritt sich der jeweilige Prozess aktuell befinden. Kommunikationssilos werden damit aufgelöst und eine effizientere Prozessabwicklung ermöglicht.
• Beispiel: Prozessketten zur zielgerichteten Aufgabenverteilung beim OP-Zulauf

2. Standardisierung von Arbeitsabläufen

• Methode: Pflegefachpersonen müssen im Stationsalltag eine Vielzahl von Aufgabenübernehmen und sind ständig mit unvorhersehbaren Anforderungen konfrontiert. Dabei können Aufgaben schnell in Vergessenheit geraten, wenn diese Aufgaben allerdings abrechnungsrelevant sind, kann eine nicht erledigte Aufgabe das Spital schnell viel Geld kosten.
• Ziel: Durch die „geplanten Aufgaben“ über Cliniserve CARE kann sichergestellt werden, dass besonders wichtige, leicht zu übersehende oder hochvergütete Maßnahmen nicht vergessen werden.
• Beispiel: Jedes Spital kann festlegen, an welche Aufgaben erinnert werden soll, welche Qualifikationen die Erinnerung erhält, und wann und in welchem Intervall diese erscheinen (Beispielaufgaben: „PPR im KIS eingruppieren“).

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

3. Kunden- und Patientenzentrierung (Lean: "Kundenwert")

• Methode: Pflegefachpersonen haben immer weniger Zeit für die direkte Patientenbetreuung, weil eine Vielzahl an Tätigkeiten im Stationsalltag übernommen werden müssen (z.B. Laufwege oder Pflegefremde Tätigkeiten). Durch die digitale Patientenkommunikation kann der Patient sein Anliegen aktiv zielgerichtet kommunizieren (z.B. „Kopfschmerzen“ oder „Wasser“).
• Ziel: Durch die passgenaue Zuweisung der Anfragen des Patienten, (Service/Hotellerie bringt das Wasser, Examinierte Pflegefachpersonen kümmern sich um die Schmerzanfrage), hat die Pflege wieder mehr Zeit für die eigentliche Patientenfürsorge. Zudem können dringende Anfragen besser priorisiert werden und durch „Blitznachrichten“ mehr Transparenz für den Patienten geschaffen werden, sollte mal etwas dazwischenkommen.
• Beispiel: Anfrage nach einem Glas Wasser oder einer neuen Infusion, die Patienten über die digitale Oberfläche statt über den Notrufknopf auslösen.

‍

4. Mitarbeiter:innen-Einbindung & Changemanagement

• Methode: Die Kombination aus Lean Management und Change Management verbindet effiziente Prozessoptimierung mit der aktiven, menschlichen Einbindung der Mitarbeitenden, um Transformationen nachhaltig erfolgreich zumachen. Auf dieses Prinzip setzt Cliniserve durch eine persönliche Ansprechperson für jedes Spital, die im Change Management begleitet.
• Ziel: Die Ansprechperson begleitet nicht nur zum Projektstart mit einer zum Spital passgenauen Konfiguration der Lösung, sondern kommt ebenfalls vor Ort, um die Nutzer persönlich zu schulen. Auch danach setzen wir auf regelmäßige Auswertungstermine, um auf Potenziale und Herausforderungen hinzuweisen.
• Beispiel: Persönliche Schulung der Mitarbeitenden zum Projektstart

Fazit:

Cliniserve CARE unterstützt Lean Management im Krankenhausdurch Prozessanalyse, Standardisierung, patientenzentrierte Kommunikation und Mitarbeiter-Einbindung. So werden Verschwendung reduziert, Abläufe effizienter und die Qualität gesteigert – ohne zusätzliche Belastung für das Personal. Damit bleibt LEAN nicht nur ein Konzept, sondern kann praktisch durch Cliniserve gewinnbringend gelebt werden.