Software Leitfaden für Kliniken

Von welchen Softwares profitieren Kliniken in Zeiten der Digitalisierung am Meisten?

Die moderne Ausstattung einer Klinik ist heutzutage eine wichtige Anforderung der Patienten und Mitarbeiter. Digitale Systeme erleichtern allen Beteiligten den Alltag. Doch welche Software sollte ein Krankenhaus 2019 nutzen? Ein KIS alleine reicht heutzutage nicht mehr aus.

Wir wollen Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Softwaresysteme verschaffen, die ein modernes Krankenhaus haben sollte – besonders im Hinblick auf das Stationspersonal.

Das Krankenhausinformationssystem (KIS)

Die meisten Krankenhäuser in Deutschland und Österreich sind bereits heute mit dem sogenannten Krankenhausinformationssystem ausgestattet, welches sich über die letzten Jahre als das Softwaretool für Kliniken etabliert hat. Das KIS bezeichnet dabei das IT-System in einem Krankenhaus, das Kerndaten- und Informationen speichert und wiedergibt und den organisatorischen Ablauf der Einrichtung verbessert. Es werden sowohl medizinische, als auch administrative Patientendaten verarbeitet.

Das KIS alleine bietet einige Vorteile jedoch auch elementare Nachteile.

Vorteile: Wie schon oben erwähnt hat sich das KIS in letzter Zeit als die Software Nummer eins was Krankenhausorganisation angeht etabliert und ist aus der Krankenhausorganisation vielerorts nicht mehr wegzudenken. Und das natürlich nicht ohne Grund. Jegliche Daten, ob Personaldaten, Patientendaten, aber auch Abrechnungen mit der Kasse, sowie interne Verrechnungen werden heutzutage über das KIS eingegeben und verwaltet. Viele Krankenhäuser verlassen sich jedoch auf das KIS als alleiniges Softwaretool und erkennen noch nicht das große Potential, welches neben dem KIS durch digitale Anwendungen angeboten wird. Außerdem hat das KIS auch einige Nachteile, die wir Ihnen jetzt erklären.  

Nachteile: Das KIS alleine reicht heutzutage leider nicht mehr aus, um ein Krankenhaus vollständig zu digitalisieren. Die Weiterentwicklung des KIS ist in den meisten Fällen sehr langsam und unübersichtlich und für heutige Standards schlichtweg nicht mehr auf dem neuesten Stand der Technik – Stichwort mobile Devices und übersichtliche Benutzeroberflächen.

Aufgrund ihrer Größe und Bestandssysteme, aber auch wegen Datenschutzverordnungen und Systemsicherheit, sind KIS Anbieter in ihrer Weiterentwicklung sehr langsam. Für die Pflegedokumentation müssen zusätzlich häufig noch separate Systeme integriert werden, hierzu jedoch im nächsten Abschnitt mehr.

Dokumentations-Systeme für Krankenhäuser

Falls es nicht im KIS enthalten ist

In vielen Fällen, enthält das KIS keine Dokumentationsfunktion von ärztlichen oder pflegerischen Leistungen oder diese ist nicht ausgereift genug.

Dokumentation Krankenhaus

Dann muss auf andere Systeme zurückgegriffen werden, wie zum Beispiel Optiplan oder Polavis.

Ziel dieser Software ist es, Behandlungsdaten möglichst einfach und digital zu dokumentieren und so für Qualitätssteigerungen, einen reibungslosen Ablauf in Krankenhäusern und natürlich für Einsparungen in Form von Papier und anderem Material zu sorgen. In der Praxis schaut es meist anders aus. Papier wird nicht ersetzt, sondern nur als Zwischenschritt benutzt. Mitarbeiter schreiben die Informationen aufs Papier, weil Sie direkt beim Patienten keinen Stations Computer zur Hand haben, und übertragen Sie anschließend ins Dokumentationssystem. Ein weiteres wichtiges Feature dieser Software ist die Dokumentation für die Abrechnung und Qualitätskontrollen gegenüber dem Medizinischen Dienst der Krankenkassen.

Leider sind auch diese Systeme teilweise stark veraltet und extrem unübersichtlich.
Einige Startups bieten heute schon eine teilautomatisierte und vollständig digitale mobile Dokumentation, wie Advanova. Damit kann aktuell schon Zeit gespart und die Compliance erhöht werden.

Alternative Ergänzung:

Zukünftig sollte die Dokumentation möglichst automatisiert werden, in dem analog zu beispielsweise MDA Systemen in der ambulanten Pflege Leistungen bereits vorgeschlagen werden und nur noch abgehakt werden müssen. Dadurch könnte den Mitarbeitern signifikant Zeit bei der Dokumentation gespart werden. Cliniserve bietet mit dem Pflegeassistenten das passende mobile Interface für solche Erweiterungen, die dann in eine fortschrittliche Dokumentation integriert werden sollten – bereits heute funktioniert das Erledigen von Aufgaben, hier von Patienten oder Mitarbeitern manuell generiert, schon sehr gut.

Mobile Assistenten für Kliniken

In Zeiten der Digitalisierung ist es in anderen Branchen nicht unüblich mit Smartphones zu arbeiten und darauf spezielle Apps zu nutzen, um sich den Arbeitsalltag zu erleichtern.

Mittlerweile gibt es auch im Gesundheitswesen Apps, um verschiedene Prozesse in Krankenhäusern zu erleichtern.

Einige Beispiele sind:

  • tigerconnect: Vereinfacht die Kommunikation zwischen Mitarbeitern im Krankenhaus
  • Simplinic: Gibt Livedaten für die Prozess- und Ressourcenoptimierung im digitalen Krankenhaus
  • Cliniserve: Entlastet die Pflege, indem es die administrative und logistische Arbeit der Pflegekräfte reduziert (lesen Sie hier mehr)

Im Gegensatz zu (meist veralteten) stationären Lösungen am Point-Of-Care, bietet der Mobile Assistent den Nutzern Flexibilität. Normalerweise sind Pflegekräfte nur selten am Stations-PC. Leider sind die meisten Prozesse im Krankenhaus nur von eben diesem steuerbar.

Zeit sparen Lichtruf Cliniserve

Die Vorteile eines Mobilen Assistenten liegen auf der Hand:

  • Spezialisierung: Jeder Mitarbeiter kann sich auf seine Stärken konzentrieren. Die App kann genau sagen, wo die Fachkompetenzen des Mitarbeiters gebraucht werden. Dadurch können sich Pflege-und Servicekräfte die Arbeit effizienter auf- und einteilen.
  • Zeitersparnis: Der Mitarbeiter ist weniger mit Laufen beschäftigt, weil er mit dem Smartphone immer auf dem neuesten Stand ist und nicht ständig zum Stations-PC gehen muss
  • Moderne Benutzeroberfläche: Üblicherweise wird heutzutage bei der Programmierung von Apps stark auf die Benutzerfreundlichkeit geachtet (zumindestens sollte es das). Das macht es den Mitarbeitern (jung und alt) einfacher mit ihnen zu arbeiten
  • Weniger Stift und Papier: Keine unnötige Papierverschwendung oder lange Suchen nach einem Stift. Ein guter mobiler Assistent kann viele Informationen direkt in das System einspeichern. Dadurch sparen sich Mitarbeiter auch Zeit, die Sie für das Übertragen gebraucht hätten

Ein mobiler Assistent sollte die Mitarbeiter so gut wie möglich unterstützen.

Bei Cliniserve haben wir uns auf die Unterstützung der Pflegekräfte spezialisiert.

Wir bieten Krankenhäusern viele Möglichkeiten, um das Stationspersonal zu entlasten.

Hier sind ein paar Mehrwerte, die wir Krankenhäusern mit unseren mobilen Assistenten anbieten:

  • Kommunikation

    Mit unserer App können Sie und Ihre Mitarbeiter direkt mit Ihren Patienten und Kollegen kommunizieren

  • Priorisierung

    Ihre Mitarbeiter arbeiten dort wo es Ihnen am Besten passt und wo Sie am dringendsten gebraucht werden

  • Abläufe verbessern

    Durch die gesammelten Daten erhalten Sie neue Einblicke in das Verhalten der Patienten und können dementsprechend Ihre Prozesse optimieren

  • Ausfälle schnell kompensieren

    Es ist Ihnen bestimmt schon einmal passiert, dass einer der Pfleger kurzfristig ausfällt und Sie sehr lange nach Ersatz suchen müssen. Unser System unterstützt Sie dabei, indem unsere Software schnell und kostengünstig Ersatz sucht

Besonders mit der großen Herausforderung des Pflegenotstands in Deutschland müssen Ihre Mitarbeiter irgendwie entlastet werden.

Statistik: Offene Stellen für Pflegekräfte in Deutschland nach Bundesländern im Jahr 2013 (je Million Einwohner) | Statista
Mehr Statistiken finden Sie bei Statista

In vielen Krankenhäusern ist ein mobiler Assistent oft das fehlende Puzzleteil, um die Zufriedenheit von Patienten und Mitarbeitern zu steigern.

Logistik Software

Logistik ist in jedem Klinikum ein großes Problemfeld. Sie kann weitaus komplexer sein, als nur einen Patienten von A nach B zu transportieren. Um den Überblick zu behalten profitieren Kliniken auch hier von digitaler Unterstützung.

Logistik im Krankenhaus

Unvorhergesehene Ereignisse (zum Beispiel Zwischenuntersuchungen) sollten sich in die Abläufe integrieren lassen. Auf Basis verschiedener Daten wie beispielsweise Entfernung und Priorität sollte die Software die effizientesten Wege, Abläufe und die beste Ressourcenverteilung finden.

Bei der Wahl Ihrer Logistik Software sollten Sie auch auf die einheitliche Vernetzung aller Bereiche in Ihrem Klinikum achten.

Die führenden Anbieter von Logistik Software sind:

  • Logbuch von DYNAMED: Diese Software bietet Lösungen für das gesamte Feld der Krankenhauslogistik und Serviceleistungen, Sie lässt sich relativ leicht in bestehende Systeme integrieren.
  • INFORM: Diese Lösung organisiert den gesamten Ablauf aller Transporte im Krankenhaus

Schichtplanungssystem

Hier arbeiten viele Krankenhäuser immer noch mit Stift und Papier. Die einfachste und meist verbreitete Lösung, um diese Arbeit digital abzubilden, ist es Excel zu benutzen. Daran ist zunächst auch (fast) nichts auszusetzen. Jeder kennt diese Software und kann damit umgehen.

Dennoch ist diese Methode nur suboptimal und hat folgende Nachteile:

  • Die Einteilung der Schichten wird manuell entschieden. Es gibt keinen speziell dafür geschaffenen Algorithmus, der Vorschläge macht, um die beste Einteilung zu finden.  
  • Die Mitarbeiter werden nur bedingt eingebunden. Jeder äußert zwar seine Wünsche gegenüber der Stationsleitung, welcher Zeitpunkt Ihnen am besten passt, allerdings werden häufig nicht alle Vorschläge berücksichtigt. Die Stationsleitung trägt dafür keine Schuld, weil die Wünsche meist unstrukturiert übermittelt werden (Telefon, mündlich, Email, etc…) und nicht in eine zentrale Plattform eingetragen werden.
  • Die Mitarbeiter werden manuell nur per Aushang über ihre Schichteinteilung informiert. Das ist sehr unflexibel und kann nicht leicht geändert werden. Das kostet viel Zeit, die ein automatisches zentral geregeltes System Ihren Mitarbeitern sparen kann.

Schichtplannung am Computer

Diese Herausforderungen können durch eine gute Schichtplanungssoftware überwunden werden. Der Markt bietet auch hier viele Lösungen. In anderen Branchen werden solche Softwaresysteme standardmäßig eingesetzt. Diese lassen sich auch in der Schichtplanung von Krankenhäusern einbinden.

Ein paar Beispiele für gute Schichtplanungssysteme sind:

  • getaiplan: Intelligente Schichtplanungssoftware für die flexible Personaleinsatzplanung
  • planerio: Dienstplanungssoftware für Krankenhäuser, Arztpraxen und Ihre Pflege
  • dejoris: Mit dieser Software organisieren Sie die Arbeitszeit in Ihrem Betrieb flexibel und integrieren Ihre Mitarbeiter in den Planungsprozess

Ausfallmanagement

Da die Mitarbeiter im Krankenhausalltag unter hohem Stress stehen, kommen häufig – meist ungeplante – Ausfälle vor.

70%

mehr Fehltage als Angestellte in anderen Berufen

Quelle: BKK Gesundheitsatlas 2017 & Statistisches Bundesamt 2016

37%

der Pfleger müssen mehr als 3 mal im Monat für einen Kollegen die Schicht übernehmen

Quelle: DBfK e.V. 2016

Ergänzend zu bisherigen Schichtplanungssystemen, bietet Cliniserve zudem eine Software Suite die das Ausfallmanagement unterstützt. Über eine Verknüpfung können Ausfälle leichter identifiziert und Vorschläge für passende Mitarbeiter geliefert werden. Anstatt telefonisch Mitarbeiter Listen durchzugehen, können über eine digitale Ausfallbörse freie Stellen intern besetzt werden, wobei besonders gut auf die Wünsche und Bedürfnisse der betroffenen Mitarbeiter eingegangen werden kann. Auch Incentivierungsmechanismen können entsprechend der Klinik Philosophie einfach erstellt werden. Mit dem Finden eines geeigneten Springers ist aber noch nicht alles getan, auch der zielgerichtete Einsatz des in den genauen Stationsabläufen nicht bewanderten Mitarbeiters muss gewährleistet werden und kostet das Bestandspersonal bisher zusätzliche Zeit. Durch die im System vorhandenen und pro Ausfall spezifizierten Aufgabenprofile, wird sichergestellt dass jeder Springer tatsächlich eine Entlastung für das restliche Personal darstellt.

324.000

finanzieller Verlust durch zusätzliche Fehltage der Pflege pro Krankenhaus

Ruhiger Chef

Was passiert, wenn einer Ihrer Pflegekräfte ausfällt und sich auch intern kein Ersatz finden lässt? Das passiert im stressigen Alltag einer Klinik relativ oft.

Hier müssen Sie extern eine Lösung finden. Viele Zeitarbeitsfirmen bieten hier Lösungen an. Allerdings sind diese sehr teuer und müssen manuell gehandhabt werden. Genau wegen diesem Problem haben wir unser Schichtplanungssystem in Kombination mit einem Ausfall Management System entwickelt. Es erfüllt alle Aufgaben einer normalen Software. Es kann aber zusätzlich schnell und kostengünstig Ersatz (intern und dann extern) suchen. So sparen Sie Zeit und Geld.

Was die Zukunft uns noch bringen kann

Die digitalen Möglichkeiten in der Zukunft sind weitreichend. Wie Sie Ihr Krankenhaus zukünftig in ein sogenanntes ‘Smart Hospital’ umwandeln können und welche Rolle dabei IT, künstliche Intelligenz und Robotik spielen, können Sie in unserem nächsten Artikel über intelligente Krankenhäuser nachlesen.

Zusammenfassung

Welche Softwaresysteme sollten Krankenhäuser 2019 im Einsatz haben?

  • KIS

    Quasi alle haben es und das nicht ohne Grund. Das KIS ist ein essentieller Bestandteil des modernen Klinikums.

  • Dokumentationssystem

    Dokumentieren Sie Ihre Behandlungsdaten digital. Selbst wenn diese Lösung Stift und Papier nicht vollständig ersetzt, bleibt es denoch wichtig für die Digitaliserung Ihres Krankenhauses

  • Mobiler Asistent für die Pflege

    Nutzen Sie die Flexibilität eines Smartphones für Ihre Pflegekräfte, um doppelte Wege zu vermeiden. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter durch die Automatisierung interner Krankenhausprozesse.

  • Logistik Software

    Logistik ist in jedem Krankenhaus eine große Herausforderung. Sie kann weitaus komplexer sein, als nur einen Patienten von A nach B zu transportieren. Um den Überblick zu behalten profitieren Kliniken auch hier von digitaler Unterstützung.

  • Schichtplanungssystem

    Verwalten Sie die Arbeitszeiten und Urlaube Ihres Personals mit einem digitalen Schichtplanungssystems. Wichtig: die Lösung soll einfach auf die Wünsche Ihrer Mitarbeiter eingehen.

  • Ausfallmanagementsystem

    Ergänzend zum Schichtplanungssystemen, sollten Sie eine Software einführen, die Ausfälle leichter identifiziert und schnell & digital Vorschläge für passenden Ersatz findet. Cliniserve bietet als einziger im Gesundheitswesen eine solche Lösung.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Leitfaden Klarheit über die Möglichkeiten digitaler Infrastrukturen in Krankenhäusern aus Sicht der Pflege geschafft hat. Haben Sie Fragen oder Anregungen? Haben wir vielleicht eine wichtige Softwareart vergessen? Sie können uns gerne kontaktieren!