OP-Prozessoptimierung 

So können Sie schnell und einfach die Prozesse um Ihren Op verbessern 

Stillstehende OP-Säle sind gerade in Zeiten der Covid-19 Pandemie oft die Realität. Das ist einer der Gründe, warum Kliniken vor immer größeren finanziellen Problemen stehen. Denn stillstehende OP-Säle kosten die Klinken bis zu 1200€ pro Stunde.

Aber auch ohne die Pandemie, haben viele Kliniken Probleme die OP Kapazitäten komplett ausnutzen, da es durch fehleranfällige Prozesse und schlechter Kommunikation oft zu langen Wechselzeiten zwischen den Operationen kommt.

Der organisatorische Aufwand ist oft enorm und schnelle Kommunikationswege sind gerade jetzt entscheidend.

Kurzer Ausschnitt eines beispielhaften Alltags aus dem OP

7.30 Uhr im OP in einer Kreisklinik in Deutschland. In sieben OP-Sälen werden heute wieder über 30 Patienten betreut. Herr Maier, leitender Oberarzt der Anästhesie und OP-Koordinator nimmt wie jeden Morgen seine zwei Telefone vom Nachtdienst in Empfang. Keine Minute vergeht und eins fängt schon an laut zu klingeln. Am anderen Ende spricht die Oberärztin der Gynäkologie. „Eilige Sectio“ Herr Maier stöhnt. Schon ist der ganze OP-Plan über den Haufen geworfen.

Schnell ruft er den Anästhesist, die Anästhesiepflegekraft und die OP-Pflegekraft an und schickt sie in den Kreissaal. Jetzt hat er die unliebsame Aufgabe einen OP Saal erst mal zu stoppen. Denn das entsprechende OP-Team steckt jetzt erst mal mindestens eine Stunde im Kreissaal fest. So beginnt der OP-Tag erst einmal in 6 OP-Sälen. Schon in der ersten Arbeitsstunde von Herr Maier hat er 12 Telefonate geführt und ist mehrere hundert Schritte gelaufen. Erneut klingelt eins der Telefone. Der Anästhesist Herr Rau aus Saal 2 fragt, ob er jetzt den ursprünglich ersten Patienten bestellen kann. Nach kurzer Abklärung, wie weit die Kollegen im Kreissaal sind, bestätigt er dies. Herr Rau ruft auf Station an, dort ist jedoch erst mal besetzt. Nach 5 min kommt er durch und erklärt der gehetzt wirkenden Pflegekraft von Station das der Patient Heinz Müller prämediziert und gleich in der OP gebracht werden kann.

30 min später erhält Herr Maier einen erneuten Anruf von dem Anästhesisten Herr Rau, der Patient ist trotz rechtzeitigem Bestellen bisher noch nicht im OP angekommen. „Klassiker“ denkt sich Herr Maier, jetzt beginnt wie so oft die Suche nach dem Patienten. Ist er noch auf Station? Oder wird er schon in den OP transportiert? Welcher Teil der Prozesskette hat geschlafen? Nach ein paar Telefonaten hat Herr Maier in Erfahrung gebracht, dass die Pflegekraft auf Station vergessen hatte den Transportdienst zu informieren. Das bedeutet, dass der Patient mindesten noch 10 min braucht bis er im OP ankommt, wertvolle Zeit, die man schon mit der Vorbereitung des Patienten nutzen könnte.

35 min später kann die OP dann endlich starten. Mehr als zwei Stunden später als eigentlich geplant.

So oder ähnliche Situationen erleben OP-Koordinatoren in Deutschland jeden Tag. Planänderungen durch Notfälle aber auch durch Kommunikationsprobleme stehen an der Tagesordnung. Das ständige Telefonieren kostet die Koordinatoren viel Zeit und Nerven und hält sie oft ab von Ihrer eigentlichen Arbeit ab.

Wir von Cliniserve haben uns gefragt, wo die Hauptprobleme im OP-Prozess liegen. Dafür haben wir mit verschiedenen OP-Manager/innen gesprochen. Dabei wurden einige grundsätzlichen Probleme immer wieder bestätigt.

Wie fast in jeder Klinikabteilung, ist auch im OP das Thema Personalmangel ein großes Problem. Das OP- und Anästhesiepflegeteam sind oft unterbesetzt und bei kurzfristigen Ausfällen, kostet es die Leitungen viel Zeit Ersatz zu finden. Oft muss auf Grund von Personalmangel ein Saal geschlossen werden.

Ausfallmanagement

Mithilfe der digitalen Lösung des Münchner Start-Ups Cliniserve – der Cliniserve TEAM App  kann dieser Prozess deutlich vereinfacht werden: Schichtkalender, Springerpools, Freiwilligenpools, Schichtausfälle und Suchanfragen lassen sich digital verwalten und kommunizieren. Dies hilft den Überblick zu bewahren und schnellstmöglich Ersatz zu finden.
Von Vorteil ist, dass die Cliniserve Software in Kliniken binnen 24 Std eingerichtet werden kann und somit rasch einsatzbereit ist – und das in der Krisenzeit komplett kostenlos!

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In den Gesprächen wurden auch oft Probleme mit den baulichen Strukturen thematisiert. Denn um Wechselzeiten zu minimieren, ist es oft ratsam den neuen Patienten bereits vorzubereiten auf die OP, während die vorherige Operation noch läuft. Das heißt, man braucht dafür zusätzliche Räumlichkeiten. Diese Platzkapazitäten sind leider nicht in allen Kliniken gegeben und der Patient kann erst später gebracht werden oder muss im Aufwachraum vorbereitet werden.

Gerade dann ist es wichtig, dass der Patient sofort ohne Verzögerungen in den OP gebracht wird, damit keine unnötig langen Wechselzeiten entstehen.

Cliniserve CARE Op-Prozessoptimierung

Im Klinikalltag funktioniert das jedoch nicht immer reibungslos. Denn oft entstehen Kommunikationsprobleme zwischen Anästhesie, Station und Transportdienst. Für einen Patienten werden in vielen Kliniken bis zu 5 Telefonate geführt:

  • 1. Anästhesie an Station:

    „Patient prämedizieren“

  • 2. Anästhesie an Station:

    „Patient bestellen“

  • 3. Station an Transportdienst:

    „Patient in OP bringen“

  • 4. Anästhesie an Transportdienst:

    „Patient wieder zurück auf Station bringen“

  • 5. Anästhesie an Station:

    „Übergabe“

Die Pflegekräfte auf Station erhalten jeden Tag unzählige Anrufe. Gerade wenn sie an einem Patienten arbeiten oder wichtige Medikamente vorbereiten, kann die Info aus dem OP schnell untergehen. Wenn ein Prozessschritt in der Kette nicht funktioniert, dann verzögert sich der ganze OP-Ablauf.

Die Zukunft der internen Kommunikation ist digital

Wir von Cliniserve haben uns gefragt, wie wir den Prozess übersichtlicher und einfacher gestalten können. Da wir uns schon seit mehreren Jahren mit digitalen Krankenhausprozessen beschäftigen, konnten wir unsere bereits in mehreren Kliniken verwendete CARE-Lösung erweitern auf OP-Prozessoptimierung. Mit unserer Software-Lösung ist jeder Prozessschritt, von Prämedikation bis Abholung aus dem AWR (Aufwachraum) übersichtlich dargestellt und sowohl das OP-Team als auch die Station sind immer informiert, wo sich der Patient befindet. So wird der organisatorische Arbeits- und Kommunikationsaufwand, indem wichtige und relevante Informationen in einer App vereint werden, erheblich reduziert.

Anordnungen oder das Bestellen des Patienten erfolgt über die Software, so erhält die Station oder der Transportdienst sofort die notwendigen Informationen und kann die Aufgabe bestätigen. Das spart zeitaufwändige Telefonate und es entstehen keine unnötig langen Wechselzeiten durch Kommunikationsprobleme oder gar fehlende Erreichbarkeit.