Bedarfserfassung in der Pflege

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Wie viele Betten sind heute belegt?

Haben sich Mitarbeiter krank gemeldet?

 Sind heute zusätzlich Schüler da?

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Mit diesen oder ähnlichen Fragen beschäftigen sich jeden Tag viele Stationsleitungen in ganz Deutschland. Dabei investieren die Leitungen viel Zeit und Nerven, um zu gewährleisten, dass genug Pflegepersonal pro Station im Dienst ist.

Aktuell werden Pflegekräfte nicht nach Bedarf sondern nach Erfahrungswerten eingeplant. Doch macht das immer Sinn?

In den meisten Kliniken werden immer eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern pro Schicht pro Station eingeplant. Die Mitarbeiteranzahl hängt davon ab, wie viele Pflegekräfte durchschnittlich in der Schicht gebaucht werden. Zusätzlich gelten seit 2021 im Rahmen des Pflegestärkungsgesetzes Personaluntergrenzen im Krankenhaus. Das heißt, das es mittlerweile gesetzliche Vorgaben gibt, wie viele Fachkräfte pro 10 Patienten eingesetzt werden müssen. (Momentan sind  diese allerdings auf Grund der Corona Pandemie ausgesetzt)
Demnach wäre es sinnvoll den Bedarf an Pflegekräften je nach Auslastung der Station zu ermitteln. Denn natürlich kommt es häufig vor, dass eine Station eine Vielzahl von stark pflegebedürftigen Patienten betreut und im Gegensatz dazu eine andere Station eine entspannte Lage oder sogar freie Betten vorweist. Diese Bettenauslastung und pflegerisch-relevante Betreuungsverhältnisse, werden jedoch oft nicht stationsübergreifend kommuniziert. Auch wie viele Schüler oder Leiharbeitskräfte momentan verfügbar sind, ist oft unübersichtlich.

Hauptproblem der Pflegedienstleitungen sind außerdem die häufigen und oft kurzfristigen Mitarbeiterausfälle. Um schnell Ersatz zu finden, wird meistens zum Telefon gegriffen. Durchschnittlich verbringt eine Pflegedienstleitung 50 min am Telefon, um Ersatz zu finden. Dabei konzentrieren sich die Leitungen oft nur auf die eigenen Stationsmitarbeiter, die Koordination mit anderen Stationen ist meist noch zeitaufwendiger.

Die Lösung: Eine digitale Bedarfserfassung, die allen Leitungen die aktuellen Stationsauslastungen anzeigt

Mit einer digitalen Bedarfserfassung kann man die Auslastungen der Stationen übersichtlich aufzeigen und passend dazu die Pflegekräfte verteilen. Mit ein paar Klicks können die Pflegedienstleitungen sehen wie viele Betten pro Station belegt sind, welchen Pflegegrad die Patienten haben und wie viele Mitarbeiter auf den einzelnen Stationen in den jeweiligen Schichten arbeiten. So haben die Leitungen täglich einen guten Überblick, wo noch Personal gebraucht wird und können zum Beispiel Mitarbeiter aus dem Springerpool gezielt einsetzten. Cliniserve bietet eine übersichtliche Plattform, auf der Pflegedienstleitungen den Bedarf sehen und sofort Springerkräfte digital anfragen oder einplanen können. Dabei wird übersichtlich dargestellt, welche Springerkräfte zu Verfügung stehen, über welche Qualifikationen sie verfügen und wo sie bereits eingearbeitet wurden.

Bedarfserfassung, Ausfallmanagement, Pflegenotstand

Einfache Koordination von Springerkräften mithilfe unserer Poolmanagement-Lösung

Natürlich wird die Koordination der Mitarbeiter auch ohne Springerpool mithilfe der Bedarfserfassung vereinfacht. Beispielsweise können Schüler oder Leiharbeitskräfte gezielt dort eingesetzt werden, wo sie gerade am dringendsten gebaucht werden. Außerdem können Mitarbeiter angefragt werden, ob sie stationsübergreifend aushelfen können.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit Mitarbeiter aus dem Frei anzufragen, ob sie kurzfristig einspringen können. Ohne zeitaufwendige Telefonate ist das mit unserer digitalen Schichtbörse möglich: Alle freien Mitarbeiter werden gleichzeitig per App informiert und können sich dort zurückmelden.

Die Schichtbörse ermöglicht eine direkte Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern und belohnt sie für Ihren aktiven Einsatz

Einfache und schnelle Umsetzung der Bedarfsanalyse

Damit diese Übersicht jeden Tag aktuell ist, sollten im Vorfeld alle Stationsleitungen in das System eintragen, wie viele Mitarbeiter da sind und wie viele davon Krankenpfleger, Krankenpflegehelfer, Springer, Servicemitarbeiter oder Schüler sind. Außerdem sollte die Bettenbelegung der Stationen eingetragen werden.
Selbstverständlich könnten hierfür auch existierende Datensätze per Integration mit der Schichtplanung, dem Belegungssystem oder den Patientendatenquellen wie dem Krankenhausinformationssystem genutzt werden. Praktisch sind die Schnittstellen auf Grund interner IT Prioritätensetzung der Kunden sowie hoher Gebühren der Drittanbieter schwierig umzusetzen. Zudem sind die Daten in diesen Systemen oft nicht aktuell genug gepflegt, um eine dynamische Personalplanung zu ermöglichen.

Die täglichen manuellen Updates dagegen kosten die Stationsleitungen dank einer intuitiven Oberfläche und optimierten Eingabemöglichkeiten jeden Morgen nur ein paar Minuten, aber sparen Ihnen auf der anderen Seite viel Zeit, die sie ansonsten mit Koordination und Telefonaten verbringen würden.

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Mithilfe der digitalen Bedarfsanalyse von Cliniserve behalten Sie immer den Überblick über die aktuelle Auslastung der Stationen. Diese Daten aus den Stationen bilden die optimale Grundlage für eine transparente Personaldisposition.

  • Aline

    Ich bin gelernte Pflegekraft und arbeite seit 6 Jahren in der Klinik im OP. Momentan befinde ich mich in den letzten Zügen meines Gesundheitsmanagementstudiums und bin parallel bei Cliniserve tätig. Da ich durch meine Arbeit in der Klinik hautnah miterlebe, mit welchen Problemen die Pflegekräfte zu kämpfen haben, ist es mir ein besonderes Anliegen mit digitalen Lösungen die Pflege zu unterstützen und zu entlasten.