Erkenntnisse aus Belastungsdaten helfen Klinikmanagern und Pflegekräften bereits heute weiter

Nachdem über mehrere Monate Daten aus der Nutzung des Cliniserve Systems durch Pfleger und Patienten bei ersten Kunden gesammelt werden konnten, wurden diese Daten aggregiert ausgewertet. Ziel war es, interessante Erkenntnisse über das Patientenverhalten und die Belastung in der Pflege zu gewinnen. Damit soll gezeigt werden, dass Krankenhäuser zukünftig in der Personalplanung unterstützt werden können.

Kliniken mangelt es an Daten

So bestätigten Interviews, unter anderem mit der Pflegedirektion des Klinikums Rechts der Isar, dass die Personaleinteilung des spärlicher werdenden Personals vor allem deswegen nicht angepasst werden kann, weil Daten über die tatsächlichen Belastungen fehlen.

Belastungsdaten ermöglichen eine bedarfsgerechte Personalplanung, um auch zukünftig die Patientenversorgung sicherstellen zu können

Gerade zukünftig wird eine nachfrage-basierte Personaleinsatzplanung zwingend notwendig sein, um trotz Pflegeengpass die gleiche Anzahl an Patienten zu versorgen. Ganz wichtig ist dabei, dass einzelne Pflegekräfte dafür nicht noch mehr arbeiten müssen, da diese meist schon über der individuellen Belastungsgrenze arbeiten. Dabei gibt es bereits heute die Möglichkeit, Servicekräfte zur Entlastung einzusetzen. Auf Grund umständlicher Einsatzprozesse können diese praktisch aber nicht ausreichend in die Arbeitsprozesse eingebunden werden. Über das Cliniserve System konnten trotz eingeschränkter Servicemenüs (nicht alle Kunden hatten Servicekräfte zur Unterstützung im Einsatz) bereits 43% der Anfragen von pflege-relevanten Anfragen getrennt und damit für eine automatische Delegierung qualifiziert werden (s. Abbildung 1).

Abbildung 1: Anteil Service und Pflegeanfragen

Mitarbeiter können gezielter eingesetzt werden

Ein großer Vorteil der digitalen Erfassung von Anfragen ist auch, dass diese damit beliebig granular ausgewertet werden können. So kann nicht nur nach Tag oder Schicht, sondern auch stundengenau aggregiert werden, welche Anfragen in welcher Häufigkeit anfallen. Damit können der Klinikgeschäftsführung Empfehlungen zum Einsatzzeitraum von Servicekräften gegeben werden.

Die Daten zeigen, dass Servicekräfte die Pflege in der Durchschnittsklinik zwischen 12 Uhr und 16 Uhr besonders entlasten könnten

In Abbildung 2 ist zum einen das Verhältnis von Medizinischen- zu Serviceanfragen nach Tageszeit zu sehen, zum anderen der relative Anteil von Serviceanfragen am gesamten Anfragenvolumen. Insbesondere haben also nach der Mittagszeit, zwischen 12 Uhr und 16 Uhr, nicht nur durchschnittlich 50% der Anfragen Servicecharakter, durch eine generelle Häufung der Anfragen kommt es in diesem Zeitraum auch zu einer starken Belastung des Personals. Mit einer Verlängerung der meist ohnehin bereits vorhandenen Menüassistenten bis 16 Uhr, könnten Pflegekräfte also signifikant entlastet werden, ohne die Kosten zu sehr zu steigern.

Abbildung 2: Verteilung der Anfragen über den Tag

Granularere Auswertungen öffnen neue Perspektiven

Auf genereller Ebene ist zu beobachten, dass Patienten insbesondere zur Wochenmitte verstärkt Anfragen stellen, was auf Grund des typischen Ablaufs eines Klinikaufenthalts auch zu erwarten ist. Insbesondere bestätigt dies aber auch, dass dem Wochentag entsprechend auch die Belastung der Schichten schwankt. So ist die üblicherweise schwächer besetzte Spätschicht zu Beginn der Woche besonders stark von spontanen Patientenanfragen betroffen, während die Belastung am Wochenende weitgehend ausgeglichen ist bzw. eher die Frühschicht betrifft (s. Abbildung 3). Je nach Station kann es hier auch noch deutlichere Unterschiede nach Tagen geben, insbesondere auf Belegarztstationen. Deswegen empfiehlt sich eine Auswertung pro Station genutzt, um die Schichten bei gleichem Personalstand umzubesetzen und die Mitarbeiter damit zu entlasten.

Abbildung 3: Verteilung der Anfragen nach Wochentag

Durch die Erweiterung des Cliniserve Systems um weitere (zukünftig auch rein intern ablaufende) Prozesse sowie Daten aus anderen digitalen Systemen in der Pflege, können diese Erkenntnisse zu einer tiefgreifenden Optimierung der Arbeitsabläufe führen. Damit kann nicht nur die aus dem Pflegeengpass resultierende Personalnot kompensiert werden, durch entsprechende Anpassungen in der Personalausstattung können auch die einzelnen Mitarbeiter entlastet werden, ohne dass Kliniken dadurch in finanzielle Schieflage geraten.

Setzen Sie ebenfalls das Cliniserve System ein, um den Personaleinsatz in Ihrer Klinik zu optimieren und die Pflegemitarbeiter zu entlasten. Ohne aufwändige IT Integrationen oder größere Investitionen.

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